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Si votre entreprise est en pleine expansion et recrute régulièrement, il peut être intéressant de se pencher sur le portail salarié. Il s’agit d’une solution informatique qui vise à faciliter les tâches relatives à la gestion des ressources humaines. Retour sur ses principaux avantages.
À quoi sert un portail salariés ?
Un portail salariés est aussi appelé portail RH (RH pour Ressources humaines). Il s’agit d’un espace numérique dédié à tous les membres d’une entreprise, salariés comme personnels de direction. Chacun bénéficie d’un accès qui lui est propre. Il lui autorise plus ou moins d’actions en fonction de son statut. Cet outil numérique permet notamment de gérer les absences, arrivées, départs et de fluidifier la communication.
Une plateforme qui simplifie la communication des informations
Le véritable atout de ce type de plateforme tient dans la centralisation des informations. Véritable canal de communication, il permet à chacun d’être informé. Par exemple, dans le cas d’une demande de congés. Un salarié peut poser via cet espace ses jours d’absence souhaités. Son manager en est aussitôt notifié. Il peut alors consulter le calendrier de son service pour évaluer les demandes de vacances qui seraient simultanées. Une fois sa décision prise, il la transmet via cet outil. Ainsi non seulement le salarié est au courant, mais également le service des ressources humaines.
Un outil qui centralise les données et facilite leur mise à jour
Le portail RH permet de centraliser les données donc de les mettre à jour plus facilement. Un changement numéro de téléphone, une nouvelle adresse email peuvent être rapidement indiqués. Et, si les informations sont à jour, elles sont aussi plus faciles à retrouver. Il n’est plus nécessaire d’aller chercher dans tel email ou tel dossier. Enfin, le service initialement responsable de la gestion des données voit son quotidien alléger. Il peut alors se concentrer sur les tâches les plus importantes.
Une solution qui limite les oublis
Au sein d’une entreprise, la gestion du personnel peut vite s’avérer compliquée. En reprenant l’exemple des demandes d’absence, qu’elles concernent les vacances ou des formations, elles nécessitent une réponse en temps et en heure. Une solution informatique telle qu’un portail RH permet comme évoqué plus haut de centraliser les informations afin que chaque personne concernée soit informée. Mais sa fonction ne s’arrête pas là. Elle permet aussi de mieux gérer les réponses. Grâce à un système de notification et de relance, elle alerte le responsable en cas d’oubli.
Comme toute solution informatique, il convient de se renseigner en amont sur la fiabilité du logiciel. La plupart des portails salariés fonctionnent sur le mode Saas. Cela signifie que l’ensemble est stocké sur le cloud et non sur le serveur de l’entreprise. La société qui souhaite passer par une telle solution doit donc s’assurer de la sécurité des données et de la conformité de la solution avec le RGPD. Enfin, chaque solution proposant des fonctionnalités différentes, l’entreprise cliente doit évaluer ses besoins et son budget pour choisir le portail RH qui lui correspondra le mieux.